Suatu hari, anda kedatangan klien dari sebuah perusahaan besar. Kedatangan klien tersebut tidak terjadwal oleh anda. Karena dadakan dan tidak ada persiapan, anda menyuruh salah seorang OB untuk membeli makanan dan minuman untuk tamu anda dengan talangan dari uang anda. Setelah OB datang dan memberikan bon pembelian makanan kepada anda, lalu anda menyerahkannya ke bagian keuangan dan langsung diganti oleh rekan anda di bagian keuangan.

Yang jadi pertanyaan, haruskah pembelian makanan tersebut dicatat dalam pembukuan akuntansi? Jika iya, masuk dalam lajur apakah pengeluaran tersebut? Dalam artikel kali ini, kita akan mengulas yang namanya Petty Cash (Kas Kecil).

 

Apa itu Petty Cash?

Petty Cash adalah sejumlah uang yang dicadangkan oleh perusahaan dan digunakan untuk pembayaran sejumlah pengeluaran kecil. Petty Cash digunakan untuk pengeluaran yang bersifat dadakan. Namun, jumlah pengeluaran untuk Petty Cash dibatasi tiap periode pembukuannya oleh manajemen perusahaan. Bisa dibilang, Petty Cash adalah pembiayaan tak terduga. Pembiayaan tak terduga tersebut bisa berupa pembelian ATK kantor seperti tinta printer, kertas untuk print dokumen kantor, penggantian biaya perjalanan bisnis atau bahan bakar kendaraan operasional kantor dan lain-lain.

 

Tujuan Petty Cash?

Pembuatan Petty Cash memiliki tujuan-tujuan khusus beberapa diantaranya adalah

  1. Menangani masalah perlengkapan kantor yang habis namun untuk dibeli dalam waktu yang cepat.
  2. Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan.
  3. Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan juga tidak terencana sebelumnya.

 

Metode Pencatatan Petty Cash

Ada dua cara yang dapat digunakan untuk pencatatan petty cash yaitu metode imperest dan metode fluktuasi.

1.    Metode Imperest

Metode imperest merupakan metode pencatatan petty cash dengan dana yang tetap. Biasanya petty cash diisi dari kas besar sejumlah uang tertentu untuk keperluan pembayaran selama jangka waktu tertentu, misalnya untuk satu minggu atau dua minggu dan sebagainya. Kecuali perusahaan menghendaki perubahan jumlah kas kecil, misalnya perusahaan merasakan kas yang sudah dicadangkan ternyata kurang memenuhi sehingga perlu ditambah lagi cadanganya. Dan dengan begitu maka harus dilakukan penyesuaian atas penambahan atau pengurangan tersebut. Setiap pengeluaran kas terjadi, pemegang petty cash tidak serta merta langsung mencatatnya, tetapi hanya sekedar mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya. Dan pada waktu yang telah ditetapkan sebelumnya, apabila dana petty cash hampir habis, baru dilakukan pencatatan pembukuan berdasarkan pada bukti transaksi pengeluaran yang telah dikumpulkan, kemudian pemegang kas kecil melakukan pengajuan pembentukan kembali dana kas kecil kepada bendahara kas sebesar nominal yang telah dikeluarkan menurut pembukuan dan bukti transaksi pengeluaran, sehingga jumlah nominal dana kas kecil tetap seperti jumlah kas kecil semula.

Contoh pencatatan petty cash menggunakan metode imperest:

  • Pada tanggal 1 Mei 2015, dana Rp 500.000,- dari kas besar dialokasikan ke dalam lajur petty cash untuk penggunaan selama 1 bulan.

 

Jurnal yang dibuat:

Tanggal Keterangan Akun

Debit

Kredit

4 Mei 2015 Petty Cash

Rp 500.000,-

   Kas

Rp 500.000,-

  • Tanggal 7 Mei 2015 dibeli sejumlah makanan untuk klien yang datang untuk konsultasi sebesar Rp. 120.000,-.
  • Tanggal 11 Mei 2015, dibeli perlengkapan kantor berupa pulpen, tinta printer dan kertas printer sebesar Rp. 150.000,-
  • Tanggal 15 Mei 2015, dibeli sejumlah materai untuk tanda tangan kontrak dengan klien seharga Rp 48.000,-
  • Tanggal 20 Mei 2015, dibeli beberapa perlengkapan untuk kebersihan kantor seperti cairan pembersih lantai, sabun cuci tangan, dan pengharum ruangan sebesar Rp 55.000,-

Ket: Pengeluaran-pengeluaran di atas tidak langsung dicatat, namun dikumpulkan dulu kuitansi atau bon pembayarannya. Dan baru dicatat di akhir periode pembukuan bulan Mei.

 

Jurnal yang dibuat:

Tanggal Keterangan Akun Debit Kredit
29 Mei 2015 Kas Rp 500.000,-
   Petty Cash Rp 500.000,-
30 Mei 2015 Biaya Lainnya Rp. 120.000,-
Perlengkapan Kantor Rp. 150.000,-
Perlengkapan Kantor Rp 48.000,-
Perlengkapan Kantor Rp 55.000,-
   Kas Rp 373.000,-

 

2.    Metode Fluktual

Metode ini menghendaki bahwa jumlah nominal kas kecil tidak ditetapkan  akan tetapi sesuai dengan kebutuhan. Misal, pada waktu membuat kebijakan pertama kali perusahaan menetapkan jumlah kas kecil sebesar Rp. 1.000.000, kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kemudian diisi kembali. Nah, pada saat pengisian,  kalau menggunakan system dana tetap, maka jumlah amount harus sama dengan saldo awal sedangkan pada system fluktuasi, jumlah pengisianya tidak harus sama dengan jumlah sebelumnyayaitu bisa kurang ataupun lebih. Sewaktu kasir pemegang petty cash mempergunakan uang tersebut untuk pembayaran yang menjadi wewenangnya, maka harus dibuat jurnal tentang pembayaran tersebut, yakni dengan mendebit perkiraan biaya yang bersangkutan dan mengkredit perkiraan petty cash.

Contoh pembukuan petty cash dengan menggunakan metode fluktual:

  • Tanggal 1 Mei 2015, dialokasikan uang sebesar Rp 250.000,- dari kas besar ke akun petty cash.

Jurnal yang dibuat:

Tanggal Keterangan Akun Debit Kredit
4 Mei 2015 Petty Cash Rp 250.000,-
   Kas Rp 250.000,-

 

  • Tanggal 5 Mei 2015, dibayarkan kepada Pak Jamadi uang pengganti bahan bakar kendaraan operasional untuk keperluan bertemu klien sebesar Rp 150.000,-
  • Tanggal 7 Mei 2015, dibelikan konsumsi untuk Pak Indra dan klien yang datang untuk konsultasi sebesar Rp 75.000
  • Tanggal 8 Mei 2015, bendahara kas kecil meminta tambahan uang untuk akun kas kecil sebesar Rp 250.000,-
  • Tanggal 11 Mei 2015, dibeli perlengkapan kantor berupa pulpen, tinta printer dan kertas printer sebesar Rp. 150.000,-
  • Tanggal 20 Mei 2015, dibeli beberapa perlengkapan untuk kebersihan kantor seperti cairan pembersih lantai, sabun cuci tangan, dan pengharum ruangan sebesar Rp 55.000,-
  • Tanggal 29 Mei 2015, Sisa petty cash dikembalikan ke kas besar sebesar Rp 70.000,-

Jurnal yang dibuat:

Tanggal Akun Debet Kredit
5 Mei 2015 Biaya Transportasi Rp 150.000,-
   Petty cash Rp 150.000,-
7 Mei 2015 Biaya Tak Terduga Rp 75.000
   Petty Cash Rp 75.000
8 Mei 2015 Petty Cash Rp 250.000,-
   Kas Rp 250.000,-
11 Mei 2015 Perlengkapan Kantor Rp. 150.000,-
   Petty Cash Rp. 150.000,-
20 Mei 2015 Perlengkapan Kantor Rp 55.000,-
   Petty Cash Rp 55.000,-
29 Mei 2015 Kas Rp 70.000,-
   Petty Cash Rp 70.000,-