Dalam sebuah acara buka bersama sebuah komunitas awal Ramadan lalu, seorang sahabat berbagi cerita kepada saya tentang usahanya yang hampir bangkrut. Sahabat saya ini adalah pengusaha di bidang konveksi yang sedang berkembang. Ia merasa heran karena usaha yang dia jalani sangat ramai proyek order an, tetapi ia merasa kasnya tidak pernah mencukupi. Bahkan suatu ketika ia pernah melakukan pencatatan arus kas dan didapatkan hasilnya negatif atau usahanya merugi.

Dari ceritanya tersebut, saya pun coba membuat analisa singkat tentang kondisi usahanya. Dugaan saya, sahabat saya ini tidak mengelola proyeknya dengan baik. Saya pun bertanya padanya apakah ia pernah mencatat pengelolaan hutang piutang. Sesuai dugaan saya, sahabat saya tersebut mengatakan memang ia tidak terlalu memperhatikan hal tersebut. Bagi dia yang penting ada catatan uang keluar dan uang masuk sudah cukup.

Disini lah letak permasalahannya. Bagi seorang pengusaha, mengelola arus kas memang salah satu hal yang penting. Namun jika perusahaan anda adalah perusahaan penyedia jasa pengadaan barang, satu hal yang terpenting selain laporan arus kas adalah mengelola hutang piutang proyek. Perusahaan yang berjalan dari adanya proyek biasanya akan menggunakan dana pribadi atau hutang terlebih dahulu sebelum dana proyek turun. Hal ini karena dana proyek baru cair setelah barang yang dipesan selesai. Anda harus hati-hati dalam mengelola sebuah proyek.  Negosiasikan untuk membuat jadwal pencairan dana atau pembayaran proyek ketika pembuatan kontrak kerjasama. Sehingga perusahaan anda tidak ngos-ngosan­ mengerjakan proyek tersebut dengan hutang disana-sini. Jika anda mengerjakan proyek-proyek berbeda secara bersamaan, sebaiknya anda membuat pembukuan khusus untuk tiap proyek tersebut. Hal ini untuk menghindari terjadinya kesalahan atau silang catat diantara proyek tersebut. Yang terakhir, anda harus tegas terhadap klien anda dan piutangnya. Jika memang sudah jatuh tempo pencairan dana proyek, maka anda perlu menagihnya. Buat reminder beberapa hari sebelum jatuh tempo piutang. Agar klien anda ingat dan menyiapkan pembayarannya. Dengan demikian, usaha anda tidak akan tersendat karena proyek yang macet pembayarannya.

Kembali ke cerita sahabat saya, kemudian kami berdiskusi tentang bagaimana permasalah ini tidak terjadi lagi di proyek-proyek yang lain ke depannya. Beberapa saran ditolak oleh sahabat saya ini, seperti menyewa jasa akuntan atau mengundang mahasiswa jurusan akuntansi untuk magang di perusahaannya. Alasannya, pekerjaan akuntan untuk mencatat keuangan bisa ia lakukan sendiri. Akhirnya saya sarankan untuk melihat demo software [highlights]AkuntansiOnline.id[/highlights] di situsnya. Kebetulan teman saya menggunakan tab sehingga ia bisa langsung membukanya. Dengan antusias ia membuka beberapa fitur di [highlights]AkuntansiOnline.id[/highlights] dan merasa tertarik dengan software tersebut, terutama fitur pengelolaan proyek. Di dalam fitur tersebut, pengguna memang bisa mencatat dan mengelola proyek yang sedang ia kerjakan, seperti transaksi proyek, hutang piutang proyek dan lain-lain. Saya pun menyarankan padanya untuk mendaftarkan emailnya di [highlights]AkuntansiOnline.id[/highlights] karena sebentar lagi akan di-launching. Lalu sambil menunggu [highlights]AkuntansiOnline.id[/highlights] launching, saya meminta sahabat saya tersebut untuk kembali mencatat proyek-proyek yang sedang ia tangani. Sehingga ketika [highlights]AkuntansiOnline.id[/highlights] sudah launching, ia hanya tinggal mengimport nya saja ke dalam aplikasinya.